Rechnungsversand per E-Mail
SmiloBACK kann Rechnungen automatisch an die Kunden versenden.
Voraussetzung hierfür ist ein vorhandenes E-Mail-Konto und die für Sendevorgänge erforderlichen Einstellungen.
Eine weitere Voraussetzung ist die Erstellung der Rechnungen als PDF-Dokumente, die ebenfalls
direkt von SmiloBACK erledigt wird. Diese Funktionalität ist mit allen Lizenzen des
Typs ‚CE‘ oder ‚TL‘ bzw. ‚TE‘ möglich. Welchen Lizenztyp Sie einsetzen können Sie unter
Optionen / Info kontrollieren.
Selbstverständlich können Sie Rechnungen auch direkt als PDF-Dokumente speichern lassen
ohne den automatischen E-Mail-Versand zu nutzen (z. B. um diese zu archivieren).
Wir beginnen mit der Vorbereitung zur PDF-Erstellung:
Erstellen Sie zunächst einen Ordner auf der Festplatte, in welchen die Dokumente regelmäßig
gespeichert werden. Im Netzwerkbetrieb legen Sie diesen möglichst auf einem allgemein gültigen
Laufwerk an. Machen Sie dann die entsprechenden Eintragungen unter Stammdaten /
Einstellungen / Firmenparameter und dort unter Programmeinstellungen / Pfade, Ordner.
Wir empfehlen dafür den Pfad „LW:\\SmilodonDaten\PDF-Ausgabe\Rechnungen“
Zur automatischen Verwendung von Monats- oder Tagesordnern müssen Sie lediglich die entsprechende Funktion aktivieren. Monatsordner helfen z. B. die Übersicht zu behalten, wenn viele Rechnungsdokumente gespeichert werden.
Das Feld ‚Präfix für Dateinamen‘ stellt den Rechnungsnamen eine gewünschte Zeichenfolge
voran. So erkennt der Empfänger sofort Ihre Rechnungen.
Nun können Rechnungen und Lieferscheine automatisch als PDF-Dokumente gespeichert
werden. Der Button für die Erstellung der Dokumente befindet sich in den Programmfenstern
‚Rechnungen‘, ‚Rechnungen nachdrucken‘ und ‚Lieferscheine‘. Anstelle der Bildschirm- oder
Druckausgabe erstellen Sie auf diese Weise ebenso einfach die PDF-Dokumente.
Vorbereitung für den E-Mail-Versand:
Unter Stammdaten/Einstellungen/Firmenparameter und dort unter Programmeinstellungen/E-Mail nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor.
Sie benötigen die Anmeldedaten Ihres E-Mail-Kontos (Benutzername und Kennwort). Die
Informationen zu Mailserver, Port, Verschlüsselungstyp, etc. erhalten Sie von Ihrem Provider.
Jedes der angegebenen Felder ist darüber hinaus mit einem kleinen Helptipp ausgestattet.
Bestimmen Sie nun welche Kunden zukünftig die Rechnungen automatisch per E-Mail bekommen
sollen und machen Sie die entsprechenden Einstellungen unter Stammdaten / Kunden:
Bitte beachten Sie, dass für den Rechnungsversand ein separates Feld mit der E-Mail-Adresse
des Kunden verwendet wird. Das bisherige Feld ‚E-Mail‘ im Kundenstamm kann dafür nicht
verwendet werden – bleibt aber nach wie vor verfügbar (unter ‚Kommunikation‘).
Zusätzlich zum E-Mail-Feld für Rechnungen können Sie im Feld daneben den Namen des
Adressaten im Klartext angeben (optional).
Kunden deren Stammdaten so eingestellt sind können trotzdem eine ausgedruckte Rechnung
bekommen. Das erreicht man wie bisher über die Schaltflächen ‚Bildschirmausgabe‘ oder
‚Druckausgabe‘ in den entsprechenden Fenstern (Rechnungen oder Rechnungen nachdrucken).
Sollen die Rechnungen von SmiloBACK per E-Mail verschickt werden so müssen diese mit
der Schaltfläche ‚PDF-Ausgabe‘ ausgelöst werden.
Die Erstellung der Rechnungen in Form von PDF-Dokumenten löst also gleichzeitig den EMail-
Versand aus, läuft aber unabhängig von der Kundenauswahl.
Um sicher zu stellen, dass bei der PDF-Ausgabe (mit E-Mail-Versand) nur die entsprechend
geschalteten Kunden dabei sind, können Sie die neue Schaltfläche für das Herausfiltern dieser
Kunden aus der aktuellen Kundenauswahl verwenden.
Bitte beachten:
Falls der Button ‚Mail‘ (Filter für Kunden mit Mailversand) verwendet wird, ändert sich
eventuell die Kundenauswahl – es werden die Kunden entfernt, die keine Rechnungen per EMail
bekommen. Für diese müssen Sie den Rechnungsdruck mit der gleichen Auswahl (z. B.
monatlich) wiederholen und dann ‚Druckausgabe‘ wählen…
Beispiel für eine von SmiloBACK versendete Rechnung (empfangen in Outlook):
Beachten Sie die Anlagen (PDF-Dateien). Im obigen Beispiel erhält der Kunde 2 Dokumente,
weil zusätzlich zur Rechnung eine Lieferübersicht eingestellt ist (Formular unter Rechnungskopie).
Der Dateiname der von SmiloBACK erzeugten Dokumente hat folgenden Aufbau:
‚Präfix‘ – KndNr – Rechn.Nr. – Jahr – Monat – Tag – 1 (oder 2 bei Lieferübersicht).PDF
Besonderheit Sofortrechnung:
Falls Kunden, die Ihre Rechnung per E-Mail erhalten, diese auch dann sofort per E-Mail erhalten
sollen wenn es sich um eine Sofortrechnung handelt (Button ‚Rechnung‘ in Bestellungen),
so muss dies vorab festgelegt werden.
Unter Stammdaten / Einstellungen / Firmenparameter und dort unter Bestellwesen / Bestellungen
(unten) aktivieren Sie den Schalter ‚Autom. PDF bei Rechnung per E-Mail‘.
Ohne diese Einstellung wird eine Sofortrechnung wie gewohnt über Bildschirmanzeige oder
Drucker ausgegeben.
Technische Hinweise zu E-Mails mit verschlüsselter Übertragung
(Technische Informationen zu den Feldern ‚Verschlüsselungstyp‘ und ‚SMTP-Port‘ in den
Firmenparametern und dort unter Programmeinstellungen / E-Mail)
Für das Versenden von E-Mails benutzt SmiloBACK das SMTP-Protokoll. Beim Einsatz von
externen Mailservern ist eine verschlüsselte Kommunikation manchmal wünschenswert, falls
der Server keine unverschlüsselte Übertragung zulässt, ist dies sogar obligatorisch.
Die Mailserver verwenden inzwischen überwiegend ein Verfahren, das vom Prinzip her sowohl
eine unverschlüsselte als auch eine verschlüsselte Übertragung auf Basis von SSL/TLS
erlaubt. Dabei wird zunächst eine unverschlüsselte SMTP-Sitzung gestartet. Der Mailclient
kann dann eine SSL/TLS-Session starten, der weitere Datenaustausch läuft danach vollständig
verschlüsselt ab. Eine Anmeldung an den Server mit Benutzer und Kennwort findet somit
innerhalb der geschützten Kommunikation statt.
Sofern der Server nur verschlüsselte Übertragungen zulässt, muss der Client eine TLSSession
beginnen, andernfalls schlagen alle weiteren SMTP-Kommandos fehl. SmiloBACK
unterstützt dieses Verfahren, in dem optional die Verschlüsselung immer dann verwendet
wird, wenn der Zielserver diese anbietet.
Der Mailserver muss mindestens SSL 3.0 oder TLS 1.x unterstützen und über ein gültiges
Zertifikat verfügen. Dabei findet jedoch keine weitere Überprüfung des Ausstellers oder des
Domainnamens statt, somit sind auch selbst ausgestellte Zertifikate möglich.
Weiterhin ist die strikte Verschlüsselung per SSL möglich. Damit wird auch das Protokoll
SMTPS unterstützt, welches einen eigenen Port (465 oder 587) ausschließlich für die verschlüsselte
Übertragung verwendet.
Wir empfehlen, falls bei Ihnen funktionsfähig, die Einstellung ‚TLS‘ oder (z.B. wenn TLS bei
Ihnen nicht funktioniert) die Einstellung ‚SSL‘. In unserem Beispiel und ebenfalls bei unserem
Praxiseinsatz wird ‚TLS‘ mit SMTP-Port 587 verwendet.